Comment prendre soin de vos organisateurs ?

Nous vous proposons ici une traduction de l’article publié par Petra Lindve sur Nordiclarp.org. Nous n’avons pas à nous plaindre de nos participants adorés mais les valeurs présentées dans ce dernier nous plaisent. Cela nous semble une bonne chose à mettre en avant pour le monde du GN francophone et, pourquoi pas, en préparer des versions adaptées pour les PJ’s, PNJ’s et roadies à l’avenir.

Le terme ‘burn-out d’organisateur’ fait à nouveau la une. En substance, cela signifie que les demandes pressant les personnes qui organisent des GN, souvent dans leurs temps libres, sont si importantes que celles-ci s’en épuisent et sont découragées d’en organiser encore. Pour anticiper ceci, Petra Lindye a fait l’inventaire des moyens que possèdent les participants pour prévenir ce risque de burn-out et prendre soin de leurs organisateurs. Cette liste n’est pas adaptée à toutes les organisations de GN mais peut certainement couvrir un certain nombre de situations.

Avant le GN

  • Quand vous vous inscrivez à un GN, lisez attentivement toute l’information disponible. Si vous êtes déjà certain de rencontrer des points de friction et des désaccords à propos de la politique de l’organisation ou des règles, cela ne vous donne pas le droit de critiquer et de tenter de changer l’opinion des organisateurs. Souvent, ils ont fait un choix pour une raison. Vous pouvez poser des questions sur cette raison et essayer de comprendre mais cela ne vous donne pas le droit d’être vindicatif et ne place pas de facto l’organisateur dans une position où il serait obligé de se défendre face à vous. Si la politique de l’organisation ou la décision en question vous irrite vraiment, réfléchissez à la pertinence et à la motivation de votre participation à cet événement. Réfléchissez si vous voulez participer à ce GN ou à votre propre version du GN. Respectez la vision qu’ont les organisateurs de leur GN.
  • Avant l’événement, utilisez les canaux de communication officiels que vous ont renseigné les organisateurs. Si le mail est le canal choisi, n’allez pas utiliser les messageries des réseaux sociaux ou les messages personnels. Respectez le fait que certains ont besoin de compartimenter l’information et ne doivent pas toujours se trouver dans une position de disponibilité.
  • Lisez les informations fournies avant de poser des questions, particulièrement dans les jours qui précèdent le GN. Si vous peinez à trouver l’information parce qu’elle est disparate ou incomplète, faites le remarquer aux organisateurs d’une manière sympathique et sans mettre la pression. Vous pourriez par exemple demander s’il existe un document de référence avec des liens ou un forum qui rassemble ces informations.
  • N’hésitez pas à parler de ce qui vous a réellement plu dans l’organisation. Accorder leur de la reconnaissance.
  • Avant le GN, regardez la checklist et emportez toutes les choses qui y sont inscrites. Prenez de quoi grignoter si vous avez besoin de manger entre les repas. Relisez toutes les informations disponibles une fois de plus.
  • Si vous connaissez bien vos organisateurs, pensez à leur amener un petit cadeau comme leur boisson favorite ou des bonbons. Sinon, apportez des câlins. Mais n’oubliez pas de leur demander d’abord s’ils souhaitent être câlinés !!

Pendant le GN ou les réunions/ateliers préparatifs

  • Soyez à l’heure.
  • Ne monopolisez pas le temps des organisateurs, des milliers de choses restent à faire juste avant que le GN ne commence. Offrez toujours aux organisateurs une possibilité de vous laisser en cas de problème et respectez le fait qu’ils aient des choses à faire, même si vous avez envie de passer un peu de temps avec eux.
  • Si vous arrivez en avance sur les lieux de l’événement, demandez si vous pouvez apporter votre aide et essayez d’être conscient de la situation en ne vous posant pas en obstacle à la préparation. L’organisateur n’a pas l’obligation de vous tenir compagnie si vous êtes arrivé trop tôt.
  • Pendant les réunions et ateliers préparatifs, essayez de vous retenir sur les blagues, même si c’est pour détendre l’atmosphère. Si l’organisateur prévoit un temps pour les questions, notez celles qui vous passent par la tête pour les poser au moment opportun. Ne pensez pas qu’interrompre le travail pour poser vos questions n’aura aucune influence sur le timing ou le rythme de la séance.
  • Ne monopolisez pas le temps des organisateurs durant les pauses lors des réunions et ateliers préparatifs, ils ont beaucoup de choses à faire. Si c’est un ami cher, signalez juste votre présence et dites-lui que vous êtes disponible s’il a besoin de vous ou de votre soutien en cas de besoin. Tout ce qui n’est pas un “oui” enthousiaste est un “non”.
  • Ne demandez pas de privilèges parce que les organisateurs sont vos amis ! (Sauf pour des raisons médicales ou de sécurité).
  • Ecoutez ce qui se dit durant les réunions, ateliers préparatifs et les briefings pour comprendre la fonction de chaque organisateur durant le jeu. Sachez avec qui jouer (si par exemple il a un rôle de PNJ) mais laissez leur toujours une porte de sortie. S’ils sont là uniquement pour gérer des situations time-out, respectez ça.

Après le GN

  • Après le GN, remerciez l’organisation, soit sur place, soit à posteriori en ligne. Donnez-lui un retour sur ce que vous avez apprécié dans ce qu’elle avait mis en place.
  • Laissez à l’organisation le temps de ‘redescendre’ avant de faire un retour négatif sur le GN. Durant l’événement, si vous voulez parler du jeu d’une manière qui implique la critique négative, regardez si un organisateur est dans les parages, si c’est le cas, ne le faites pas. Cette forme de critique n’est pas ce dont les organisateurs ont besoin sur le moment. Vos critiques les empêchent de se concentrer sur les tâches qu’ils ont à gérer.
  • Prenez contact avec l’organisation après le jeu, faites un retour positif et attendez qu’ils vous demandent un retour constructif avant de le donner. Certaines organisations s’accordent une ‘semaine des histoires’, semaine durant laquelle les participants ne peuvent partager que des souvenirs positifs de l’événement avant d’autoriser, plus tard, toute forme de critique. Respectez ce souhait.
  • S’il existe un formulaire d’évaluation, remplissez-le. N’oubliez pas, lors des réponses longues, de nuancer votre point de vue. Souvent, les organisateurs vont compiler les données et les commentaires séparément. Cela signifie qu’en l’absence de nuances, même si les données font ressortir une bonne expérience de jeu, les commentaires pourraient la faire passer pour une mauvaise.
  • Souvenez-vous que vous pourriez ne pas disposer de toutes les informations à propos d’une décision de jeu. Si quelque chose vous semble objectivement mauvais, il peut il y avoir une raison. Essayez de ne pas formuler les choses en termes d’absolu mais en termes de défauts selon votre perception. Parfois, ce sont vos attentes ou des influences extérieures qui font que vous avez eu une mauvaise expérience de jeu. Parfois, c’est la conception du jeu. C’est très rarement dû au fait que l’organisateur soit un être humain horrible.
  • Si vous organisez rarement ou si vous n’avez jamais organisé de GN comme celui que vous venez de vivre, soyez humble. Souvenez-vous que ce sont des personnes qui ont donné le meilleur d’elles-mêmes pour créer quelque chose. Soyez gentils.

C’est un document vivant qui peut être mis à jour pour inclure plus de conseils. Je ne prétends pas avoir pensé à tout ou que mes conseils s’appliquent à tout le monde mais c’est à mon avis une base à partir de la quelle on peut construire. Si vous voulez ajouter quelque-chose, y compris de la nuance, une reformulation ou si vous n’êtes pas d’accord, sentez-vous libres d’utiliser les commentaires et explicitez votre point de vue.